社内ファイル共有を見直す順番

「ファイル共有を改善したい」だけでは、先に直す場所が決まりません。

同じファイル共有の問題に見えても、最新版が分からない場合と、退職した人のアクセスを止められない場合では、先に直す場所が異なります。サービスの機能を比べる前に、現在の困りごとを一つ選びます。

次の中から、作業への影響が最も大きいものを一つ選んでください。

• 同じ内容のファイルが複数あり、どれが最新版か分からない
• メールで送り直すたびに、似た名前のファイルが増える
• 社外の誰に共有しているかを一覧にできない
• 個人のアカウントと会社で管理するアカウントが混在している
• 異動や退職のとき、アクセスを止める手順が決まっていない
• 削除や上書きのあと、どこまで戻せるか分からない
• NASや社内サーバーの管理が一人に偏っている
• 複数拠点や社外から利用するたびに、個別の対応が必要になる

複数当てはまる場合も、最初に扱う問題は一つにします。最も頻繁に起きるものか、起きたときの影響が大きいものから確認すると、必要な機能を絞りやすくなります。

次に、見積書、会議資料、商品資料など、普段よく扱うファイルを一つ選びます。

そのファイルが作られてから保管されるまでを、次の順に書き出してください。

1. 誰が最初のファイルを作るか
2. 最初にどこへ保存するか
3. 社内の誰へ、どの方法で共有するか
4. 社外へ渡す場合、誰が共有を許可するか
5. 修正したファイルをどこへ戻すか
6. どれを確定版とするか
7. 作業終了後にどこへ保管するか
8. 誤って削除したとき、誰が戻すか

同じ会社の中で答えが人によって異なる場合は、保存先だけでなく、作業手順が共有されていない可能性があります。

新しいサービスを導入しても、確定版の置き場所や命名方法が決まっていなければ、似たファイルが増える問題は残ります。まず一つのファイルについて、作成から保管までの流れをそろえます。

メール添付、無料ストレージ、NASには、それぞれ続けやすい条件があります。今の方法で共有相手や確定版、権限、復元手順を管理できているなら、すぐに変える必要はありません。

メール添付だから直ちに変更する、無料だから業務に使えない、NASだから古い、と一律に決める必要はありません。

利用人数、扱うファイル、社外共有の回数、管理担当者の負担を比べ、今の方法で管理を続けられるかを判断してください。

ファイルを扱う仕組みを見直すときは、共有、権限、バックアップを分けて考えます。

共有

誰と同じファイルを扱うかを決めます。

• 社内だけで利用するか
• 取引先や外部スタッフとも共有するか
• 同時に編集する必要があるか
• 一時的に渡すだけか、継続して共同利用するか

権限

誰が何をできるかを決めます。

• 閲覧だけでよい人
• ファイルを追加、更新できる人
• 削除できる人
• 社外共有を作成できる人
• 利用者や権限を管理する人
• 異動や退職時にアクセスを停止する人

すべての利用者に同じ権限を与えるのではなく、実際の作業に必要な範囲を先に書き出します。

バックアップ

何が起きたときに、どこまで戻したいかを決めます。

• 誤って削除したファイルを戻したい
• 上書き前の状態へ戻したい
• パソコンやNASが故障しても業務を再開したい
• 一定期間前のデータを残したい
• 保存先そのものが利用できない場合に備えたい

ファイルを共有できることと、削除や上書きの前の状態へ戻せることは別です。履歴、ごみ箱、世代管理、別の保存先への複製など、どこまで戻せるかを切り分けます。

バックアップだけが現在の問題なら、ファイル共有サービスを変える前に、保存先、実施頻度、管理者、復元手順を見直す方法もあります。

候補となるサービスを探す前に、必要な条件を三つに分けます。

「高機能であること」ではなく、「自社の作業を完了できること」を合格条件にします。

無料トライアルや試用環境がある場合は、管理者一人だけで確認せず、普段ファイルを扱う2〜3人で次の作業を試します。

• 管理者と一般利用者を分ける
• 閲覧だけのフォルダーと、編集できるフォルダーを作る
• 社外共有を作成し、あとから無効にする
• ファイルを更新または削除し、戻す手順を確認する
• 利用者を停止し、アクセスできなくなるか確認する
• 普段扱う大きさのファイルを送受信する
• 保存したデータをまとめて取り出せるか確認する
• 操作に迷った場所と、必要になった問い合わせを記録する

重要な顧客情報や契約書を使う前に、機密情報を含まないテスト用ファイルで一通りの手順を試します。

最初からすべての保存先を調べる必要はありません。次の五つだけを書き出します。

1. 普段よく扱うファイルを一つ選ぶ
2. そのファイルが作成されてから保管されるまでを追う
3. 現在最も困っていることを一つ選ぶ
4. 今の方法を続けられる条件を三つ書く
5. 新しい方法に必要な条件を三つ書く

今の方法では、複数人や複数拠点での共有、権限、履歴、復元を管理しきれない場合があります。法人向けの保存先を候補に入れるなら、ABLENETストレージを検討する目安で、今の方法を続けられる条件と、移行前に比べたい条件を確認してください。

保存先を変えること自体を目的にせず、今の方法で管理できない作業が明確になってから、必要なサービスを比較します。