契約前に確かめたい条件

Acrobatは無料で足りる?Readerと有料版の違い

受け取ったPDFを読んで、記入や署名をして返すだけなら、無料のAcrobat Readerで足りることがあります。もともとある文字や画像を書き換える作業とは分けて考えましょう。形式変換や結合、無料枠を超える署名依頼まで使うなら、有料版が候補になります。

先に結論

PDFで行う作業ごとに、無料版と有料版を比較

Readerは、読むだけでなくコメントや署名にも使えます。有料版を選ぶ前に、元の内容を変更したいのか、記入や修正指示を加えたいのかを分けてみてください。署名依頼は、利用回数も判断材料になります。

必要な作業無料版有料版を検討
PDFを読む、検索する、印刷する Readerで対応できる この用途だけなら通常は不要
コメント、ハイライト、文字を書き加える Readerで対応できる この用途だけなら通常は不要
自分の署名を入れる Readerで対応できる この用途だけなら通常は不要
PDFにもともとある本文や画像を書き換える Readerでは編集できない 本文や画像の編集に対応するプランから選ぶ
WordやExcelへ変換する、PDFを結合する Readerでは利用できない 変換や結合に対応するプランから選ぶ
相手に署名を依頼し、進み具合を見る 依頼件数の制限内で利用できる 無料枠では足りないときに対応プランを比較

読む・記入する・署名するなら、Readerから試す

PDFの閲覧、印刷、共有に加え、コメント、ハイライト、フォームへの入力、自分の署名は無料版で行えます。相手に署名を依頼する機能にも、回数制限付きの無料枠があります。

受け取った文書に記入して返せればよく、元の本文や画像を変える必要がなければ、まずReaderで作業を終えられるか試してみましょう。

PDFを直接編集する前に、元ファイルを探す

PDFにある文字や金額を直すときは、そのPDFを作ったWord、Excel、PowerPointなどのファイルが残っていないか探してみてください。元ファイルを修正して書き出し直せれば、有料のPDF編集機能を使わずに済む可能性があります。

今日扱うPDFを一つ選び、変更する内容と元ファイルの所在をたどりましょう。

「修正する」を、具体的な作業に分ける

誤字を書き換えるのと、誤字をコメントで指摘するのとでは、使う機能が違います。今回の作業がどれに当たるかを選んでください。

  • 本文の誤字を書き換える
  • 金額や日付を差し替える
  • 画像を入れ替える
  • コメントや修正指示を書き加える
  • 複数のPDFを一つにまとめる
  • ページの順序を変える
  • 自分の署名を入れる
  • 相手に署名を依頼する

内容を変える必要があるなら元ファイルを探し、記入やコメントで足りるならReaderで試す、というように次の行動を選べます。

作った人と、ファイルの保存場所をたどる

元ファイルがすぐに見つからなくても、PDFを作った人や直前に更新した人、保管場所の管理者が手がかりになります。次の情報を分かる範囲で書き出し、尋ねてみましょう。

  • 対象PDFのファイル名と保存場所
  • 変更したい内容
  • PDFを最初に作った人または部署
  • 元になったWord、Excel、PowerPointなどの有無
  • 元ファイルの保存場所と、編集できる人
  • 修正後のPDFを確定する人と、その保存場所

元ファイルが残っているか分かるまでは、新しいソフトの契約を急ぐ必要はありません。

見つかったら、複製したファイルで作り直す

元ファイルを直接上書きせず、コピーを使って修正を試してください。

  1. 元ファイルを複製する
  2. 必要な変更を一つ加える
  3. 新しいPDFとして書き出す
  4. 以前のPDFと見た目を比べる
  5. 問題がなければ、確定を担当する人に渡す

比較するのは、ページ数、文字や画像の欠け、改ページ、リンク、ファイル名です。問題なく作り直せれば、今回の修正にPDFの直接編集機能は不要かもしれません。

見つからなければ、PDFに何を加えるかで選ぶ

コメントや修正指示を渡すだけなら、元の本文や画像を書き換える必要はありません。本文そのものを直す必要があり、元ファイルからも作り直せないときに、PDFを直接編集する機能を調べましょう。

残った作業を、無料のReaderでできることと有料版を検討する用途に照らし合わせてください。

編集機能を契約する前の確認項目

  • 対象のPDFと、変更したい内容を一つ選んだ
  • 元ファイルの有無と管理者を調べた
  • 元ファイルから作り直せるか試した
  • コメントで足りる作業と、本文を変える作業を分けた
  • それでもPDFを直接編集する必要が残っている

申込み前に公式情報を見る

機能や提供条件は変わることがあります。必要な作業が決まったら、次の公式ページで最新の内容を確認してください。

仕様だけでは操作のしやすさまで分かりません。無料体験などが利用できる場合は、普段の作業を実際に試してください。